Om Cypromed 

Cypromed er et medisinsk foretak som ble etablert i 1996 i Ottestad utenfor Hamar. Cypromed var første aktør på markedet til å produsere og tilby varmehjelpemidler i Norge. I dag har Cypromed 20 ansatte og tilbyr, i tillegg til varmehjelpemidler, en rekke hjelpemidler for blant annet slagrammede. Våre hjelpemidler selges gjennom NAV, ulike institusjoner/ortopediske verksteder og til privatpersoner.

I Cypromed er vi opptatt av å respektere og beskytte personopplysningene dine på en betryggende måte, og i samsvar med EU´s personvernforordning GDPR (General Data Protection Regulation). Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger Cypromed samler inn, hvorfor vi gjør dette, og hvordan vi behandler personopplysninger i virksomheten vår.

Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier av pesonopplysninger:

• Grunnleggende informasjon: navn, fødselsdato, personnummer, stilling, arbeidsplass, navn på ansattes pårørende og evt barn.
• Kontaktinformasjon: adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse
• Faktureringsinformasjon
• Cookies
• Særlige kategorier av personopplysninger, herunder helseopplysninger: nødvendig dokumentasjon som grunnlag for produsjon av individuelt tilpassede produkter som sendes til oss elektronisk; beskrivelser, diagnoser, skisser, bilder etc.
  

Formål

 Når og hvordan samler vi inn og behandler personopplysninger i Cypromed?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til formål som er listet opp under, avhengig av hvilken tilknytning du har til oss og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Cypromed vil behandle opplysninger om deg som er nødvendig for at du skal få tilgang til aktuelle tjenester og produkter du har behov for. Alle ansatte i Cypromed som behandler personopplysninger er underlagt taushetsplikt.

Cypromed oppbevarer som hovedregel ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet de er samlet inn for. Cypromed har systemer og prosedyrer som sikrer at sletting blir gjennomført. Sletting/lagringstid for personopplysninger kan du lese mer om nedenfor. Lovpålagte plikter kan imidlertid medføre at enkelte opplysninger må oppbevares lenger.

Når Cypromed samler inn personopplysninger, skal det alltid foreligge et behandlingsgrunnlag. Hjemmelen for å behandle personopplysningene finner du nedenfor.

1. Dersom du er ansatt i Cypromed

Vi samler inn og behandler opplysninger som er nødvendig for å holde oversikt over stilling, rolle, kompetanse, arbeidstimer (tidsregistrering), ferieavvikling, sykefravær, herunder sykt barn, permisjoner, utbetaling av lønn, lovpålagt avviksregistrering -og håndtering, samt andre nødvendige opplysninger for å ivareta arbeidsgiveransvaret.

1.1  Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1 litra b (arbeidsavtale) og litra f (berettiget interesse)

1.2 Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge ansettelsesforholdet varer. Enkelte opplysninger, som permisjoner, varslinger, lønn, oppsigelser, sluttavtaler, påleggstrekk etc., kan oppbevares ut over ansettelsesforholdets varighet med grunnlag i berettiget interesse eller etter krav i regnskapslovgivningen.

2. Når du kommuniserer med oss

Når du henvender deg til oss og samhandler med oss, gjennom korrespondanse, via hjemmesiden vår, sosiale medier, e-post, telefon eller lignende som potensiell kunde, eksisterende kunde, leverandør, samarbeidspartner, besøkende på nettsiden osv., behandler vi personopplysninger som du velger å dele med oss for å utføre salgsaktiviteter, svare på spørsmål, følge opp henvendelser osv.

2.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra a (samtykke) og f (berettiget interesse)

2.2 Lagringstid

Personopplysninger som er basert på samtykke vil slettes ved tilbaketrekking av samtykke. Sletting vil da finne sted ved neste GDPR-revisjon, med mindre vi er rettslig forpliktet til å lagre opplysningene. Andre personopplysninger bli gjennomgått, slettet og arkivert etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 3. år. Regnskapsmateriale kan oppbevares i 5 år, etter reglene i bokføringsloven.

3. Når du benytter hjemmesiden vår

Vi benytter oss, i likhet med de fleste andre, av informasjonskapsler (cookies) når du besøker hjemmesiden vår for å gi deg en raskere, bedre og tryggere brukeropplevelse. En informasjonskapsel er en liten fil som lagres på datamaskinen, nettbrettet eller smarttelefonen din. En informasjonskapsel er ikke et program som inneholder skadelige prosesser eller virus. Når du besøker hjemmesiden, vil du kunne akseptere eller nekte å godta bruk av cookies. Dersom du skrur av muligheten nettsiden har til å sette cookies, så kan brukeropplevelsen påvirkes, samt at noen funksjoner på nettsiden ikke vil fungere. Du kan også slette eksisterende cookies i din nettleser. Du kan lese mer om vår Cookie Policy her. (link)

3.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra a (samtykke) og f (berettiget interesse)

3.2 Lagringstid

Opplysninger knyttet til aktivitet på nettsider (cookies) lagres i en måned. Henvendelser via nettsiden lagres til saken er ferdig behandlet, eller til samtykke trekkes tilbake. Andre personopplysninger blir gjennomgått, slettet og arkivert etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 3. år.

4. Når du melder deg på nyhetsbrev

Når du melder deg på vårt nyhetsbrev, vil vi samle inn kontaktinformasjon som er nødvendig for å kunne sende ut dette.

4.1 Grunnlag/hjemmel

Samtykke, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra a

4.2 Lagringstid

Opplysninger gitt i skjema lagres inntil avmelding av nyhetsbrev.

5. Leverandør eller samarbeidspartner med Cypromed AS

Dersom du er bruker av hjelpemidler fra f eks NAV, eller er ansatt i en virksomhet som er kunde eller samarbeidspartner med Cypromed AS, kan vi behandle personopplysninger for å utføre våre kontraktsmessige forpliktelser. Dersom det utveksles personopplysninger mellom virksomhetene, vil det det foreligge databehandleravtaler og eventuelt taushetserklæring der dette er påkrevd.

5.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra b (avtale), litra c (rettslig forpliktelse)

Nødvendig for å yte helsetjenester ihht avtale, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 2, litra h

5.2 Lagringstid

Opplysninger knyttet til avtaler/kontrakter lagres så lenge avtalen består, hvis ikke annet følger av lov eller avtale.

Opplysningene kan lagres i inntil 10 år dersom opplysningene er nødvendige for senere oppfølging av bruker på vegne av NAV. I særlige tilfeller og etter særskilt avtale med NAV, kan opplysningene lagres i mer enn 10 år. Det kan da avtales at sletting skal skje når NAV ber om det.

6. Når du søker jobb i Cypromed AS

Dersom du søker jobb i Cypromed, behandler vi personopplysningene du har oppgitt i søknadsprosessen. Dette for å vurdere om du er egnet til en stilling eller en oppgave, etablere et ansettelsesforhold og for å kommunisere med deg gjennom ansettelsesprosessen.

6.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra a (samtykke)

6.2 Lagringstid

Opplysningene slettes dersom jobbsøker ber om det eller så snart ansettelsesprosessen er avsluttet . Opplysningene vil aldri lagres lenger enn 6 måneder.

7. Når Cypromed mottar ordre fra NAV eller terapeuter/helsepersonell

Dersom du har behov for hjelpemidler og/eller individuelt tilpassede hjelpemidler, og får hjelp fra NAV/terapeuter/helsepersonell for å prøve ut eller kjøpe dette, så vil vi samle inn nødvendige opplysninger for å kunne utføre kontraktsmessige forpliktelser som bestillinger, tilbud, ordre, produksjon, påminnelser og lignende. I mange tilfeller mottar vi ikke personopplysninger i forbindelse med dette, da det kan være NAV som er vår kunde og som distribuerer produktene ut til kunder. I noen tilfeller er det nødvendig med sensitive personopplysninger som bilder, skisser og nærmere beskrivelse av skadeomfang for å finne den beste løsningen for brukeren. Opplysningene vi registrerer om deg vil hovedsakelig komme fra deg selv eller fra en offentlig ansatt som har fått ansvar for å bestille individuelt tilpassede produkter som du har et dokumentert behov for, og som skal dekkes av folketrygden. Vi kan også motta kontaktopplysninger dersom produkter skal sendes direkte fra oss til bruker.

7.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra b (avtale)

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra c (rettslig forpliktelse)

Personvernforordningen art. 9 nr. 2, litra h (Nødvendig for å yte helsetjenester ihht avtale)

7.2 Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge som nødvendig for å tilby tjenestene eller så lenge kundeforholdet/avtalen varer, eller så lenge som kreves for å oppfylle lovpålagte plikter.

Personopplysninger kan lagres i inntil 10 år dersom opplysningene er nødvendige for senere oppfølging av bruker på vegne av NAV. I særlige tilfeller og etter særskilt avtale med NAV, kan opplysningene lagres i mer enn 10 år. Det kan da avtales at sletting skal skje når NAV ber om det.

8. Når du kjøper produkter og tjenester fra Cypromed (fysiske og digitale)

Hvis du kontakter Cypromed for å be om tilbud på produkter eller hjelp til å finne produkter som kan passe deg, vil vi behandle opplysninger om deg.

8.1 Grunnlag/hjemmel

Personvernforordningen art. 6 nr. 1, litra a (samtykke), litra b (avtale), litra c (rettslig forpliktelse) og litra f (berettiget interesse).

8.2 Lagringstid

Regnskapsmateriale oppbevares i inntil 5 år, etter reglene i bokføringsloven. I tillegg oppbevares ordre og underlag i opptil 5 år. Dette blant annet for å kunne dokumentere leveranser med hjemmel i berettiget interesse jf. Personvernforordningen art. 6, nr. 1, litra f. Andre personopplysninger blir gjennomgått, slettet og arkivert etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 3. år.

Hvem deles opplysningene med

Cypromed utleverer som hovedregel ikke personopplysninger til tredjepart. I noen tilfeller vil vi imidlertid måtte dele personopplysningene dersom dette er lovpålagt, hvis vi må benytte underleverandører eller for å kunne drive virksomheten på en effektiv og sikker måte. Det kan eksempelvis være parter som regnskapsfører, offentlige myndigheter eller andre leverandører av nødvendige tjenester. Cypromed sikrer likevel at alle personopplysninger blir ivaretatt ved å inngå databehandleravtale og evt. taushetserklæring der dette er nødvendig, med alle som behandler personopplysninger på vegne av Cypromed. Når Cypromed retter eller sletter personopplysninger, kommuniseres dette også til eventuelle samarbeidspartnere som har mottatt opplysningene.

Dine rettigheter

Når Cypromed behandler dine personopplysninger, har du rett til følgende:

Innsyn: Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, og til å motta kopi av dine personopplysninger.

Retting: Du kan kreve at opplysninger om deg som er feil, ufullstendige eller irrelevant blir korrigert eller supplert med korrekte opplysninger.

Sletting/begrensning av behandling av personopplysninger: Du kan kreve sletting eller begrensning i behandlingen av dine personopplysninger. Du kan trekke tilbake samtykke dersom behandlingsgrunnlaget er samtykke. Dette gjelder imidlertid ikke opplysninger som Cypromed har en lovpålagt plikt til å behandle eller oppbevare opplysningene.

Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert personopplysningene du har gitt til oss i et maskinlesbart format til deg selv eller til en annen behandlingsansvarlig.

Protestere: Du kan protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dersom du mener at Cypromed sin behandling av personopplysninger bryter med dine rettigheter på noen måte, ber vi deg om å kontakte oss på følgende e-post: [email protected], slik at vi kan løse saken sammen. Cypromed skal normalt besvare krav fra deg som gjelder dine rettigheter innen 30 dager. Dersom du mener at dette ikke fører frem, så har du rett til å klage til Datatilsynet. Dette kan gjøres via deres nettsider som du finner her.